A koronavírus (COVID-19) tközel egy hónapja a hírek középpontjába került. A vírus terjedésével az érintett országokra gyakorolt hatására egyelőre csak becslések vannak. Az talán szinte már biztos, hogy 2020 kríziskommunikációs trendjeit meghatározza majd a koronavírus miatti felkészülés, és esetleges krízismenedzsment.
A növekvő nyomás miatt is érdemes áttekinteni, milyen veszélyek merülhetnek fel, milyen hatással járna üzleti tevékenységünkre egy esetleges karantén miatti termeléskiesés, a megrendelések visszaesése, vagy fejlesztések késlekedése. Ez elsősorban azt jelenti, hogy végigvesszük a lehetséges szituációkat és átgondoljuk, hogyan tudjuk megőrizni nyugalmunkat és a kontrollt. Vajon felkészülten, erős csapattal vágunk neki a válsághelyzetnek?
A felkészültség érzés kulcsfontosságú, hiszen nagyon felgyorsulhatnak az események, amikor minden összeszedettségünkre és türelmünkre szükségünk lesz. Ha előkészülünk, sok nehézségtől kíméljük meg a vállalati válságstábot és a kommunikációs csapatot. Több éles válsághelyzetben tapasztaltam már, hogy lehetnek olyan napok, órák, amikor szinte késlekedés nélkül kell informálni. A nyomás miatti stressz csakis felkészültséggel ellensúlyozható.
Olyan helyzettel nézel szembe, ami elbizonytalanít?
Szeretnél biztos lenni abban, hogy minden lehetséges előkészületet megtettél a gördülékeny és higgadt kommunikáció érdekében?
Az alábbi ellenőrző lista áttekintése segít felkészülni a gyors belső kommunikációra. További tippeket, ötleteket a Hogyan kommunikáljunk, ha cégünknél járványveszély lehetősége merül fel? című cikkemben találsz.
Felértékelődik a belső kommunikáció
1. Lehetséges, hogy a munkatársak aggódnak saját egészségükért vagy szeretteik, családtagjaik biztonságáért. A legfontosabb, hogy megfelelő információhoz tudjanak jutni, mert az információ hiánya csak fokozza a bizonytalanságérzetet.
Biztosítunk megfelelő mennyiségű és minőségű információt a kollégáknak arról, hogy megfelelő óvintézkedéseket tehessenek? Kapnak útmutatót, szóbeli és /vagy írásbeli tájékoztatást pl. a higiéné fenntartásáról? Hozzáférnek a prevenciót segítő védőfelszerelésekhez? Tudják, kit és mikor kell hívni, ha belázasodnak? Ha nem mernek elindulni munkába, mert gyengélkednek?
2. A nyugalom megőrzéséhez nemcsak a közvetlen védekezés formáiról kell tájékoztatni, de azokat a hosszabb távú, sokszor a munkatársak által kimondatlan, vagy nehezen megfogalmazható kérdéseket is válaszoljuk meg a képzettségi szintnek megfelelően. Ilyen kérdésekre számíthatunk: Mi lesz a céggel, ha visszaesnek a megrendelések? Miből fogom fizetni a számlákat, ha karantén vagy alapanyag hiány miatt leáll a termelés? Dolgozhatok távmunkában?
3. Végig kell gondolni, hogy az üzletmenet folytonosság fenntartása milyen kommunikációs feladatokat generálhat. Megvannak a gyors, hiteles belső kommunikációt elősegítő kommunikációs vázlatok (pl. munkatárs tájékoztatók különböző helyzetekre)?
4. Rendelkezésre állnak olyan belső kommunikációs csatornák, amelyen akár távolról, akár személyesen is tájékoztatni tudjuk a kollégákat közel azonos időben (tehát minden kollégát ugyanakkor, szinte egyszerre? Vannak olyan kipróbált kommunikációs csatornák, amelyen keresztül a munkatársak közvetlenül kérdezhetnek?
5. Van olyan belső szabályozás, amely alapján pontosan tudjuk, hogy ki készít tájékoztató anyagokat, ki hagyja jóvá? (hétvégén, munkaidőn kívül is) Esetleges akadályoztatás esetén van helyettesítési rend a belső kommunikáció koordinálására?
6. Vezess listát, külön mappát indíts dátumokkal! Rögzítsd, ki, mikor milyen információt adott! Érdemes a változtatásokat külön listázni, naplózni, hogy visszakövethető legyen minden változtatás!
7. Jelen pillanatban nagy bizonytalanság van, Európa-szerte. Sorra mondják le a már lefixált programokat, megbeszéléseket ügyfelek, üzleti partnerek. Nagyon gondoljuk át, mit kommunikálunk kollégáinknak. Ne kicsinyelljük le és nagyítsuk fel a koronavírus miatti hatásokat! Viccnek, komolytalanságnak és ígérgetésnek nincsen helye.
Következetes kommunikációval növelni tudjuk a biztonságérzetet
A jó belső kommunikáció elsődleges ahhoz, hogy munkatársak biztonságérzetét, hosszabb távon lojalitását megőrizzük. Ahogyan bánunk, ahogyan kommunikálunk velük nehéz, válságos helyzetekben, meghatározhatja a céghez fűződő hozzáállásukat. És még valami: a jó belső kommunikáció megszervezéséhez a kommunikáció és HR képviselőinek bizony erősíteni kell a TOP vezetésben, hogy fontos a higgadt, de folyamatos és naprakész tájékoztatás. Sok vállalat elhanyagolja a belső kommunikációt, és kínosan sokszor kerül a lista legaljára a dolgozók informálása. A fenti ellenőrző lista segít abban, hogy nálatok ne így legyen! A jó belső kommunikáció ugyanis fél siker egy esetleges koronavírus miatti krízishelyzet megoldásában.
