Hiába a rengeteg befektetett munka, van, amikor rendezvény törlés szükségessé válik. Ezekben a napokban, amikor hazánkban is napról napra nő a koronavírus miatti fenyegetettség, át kell gondoljuk, vajon tényleg érdemes megtartani a meghirdetett rendezvényt? A Koronavírus felkészültség belső kommunikációs ellenőrző lista című blogcikkben a belső kommunikációval kapcsolatos legfontosabb teendőkről írtam. Most viszont a rendezvények lemondásával kapcsolatos kommunikációról lesz szó.

A rendezvények hazánkban is reneszánszukat élik, konferenciák, kiállítások, üzleti reggelik, meetupok, börzék, fesztiválok és több napos summitok közül alig győzünk válogatni résztvevőként. Hogy miért? Mert a rendezvények hatékonyak: kapcsolatépítésre, tudásbővítésre, üzletkötésre, egy-egy üzleti kapcsolat megerősítésére is kiválóan alkalmasak. Szervezői oldalról nézve viszont rengeteg előkészítés, szervezés, sokszor nagy befektetés egy rendezvény megszervezése – nagy munka a marketingkampány, a résztvevők invitálása, a terembérlet, a catering: és sorolhatnánk a költségtételeket.

Nincs jelenleg központi közegészségügyi tiltás

Cikkünk írásakor (2020.03.09.) nincsen központi ajánlás vagy tiltás a vállalati rendezvényekre, konferenciákra vonatkozóan. Amíg nincsen központi tiltás, addig a szervező felelőssége, hogy döntsön az elkövetkezendő 1-2 hónapra tervezett eseményekről. A közhangulat mindenképpen romlott az utóbbi napokban. Több marketinges számolt be (például a KKV Marketing csoportban ebben a Facebook-posztban) arról, hogy kisebb az érdeklődés a már meghirdetett eseményeknél, kivárnak az emberek, csökkennek az eladások.
Figyelem! A Nemzeti Népegészségügyi Központ koronavírussal kapcsolatos eljárásrendjét és a koronavírussal kapcsolatos központi információkat, híreket és ajánlásokat mindenképpen folyamatosan ellenőrizzük!

Komoly visszaesés előtt áll a teljes rendezvény iparág

Hiába próbálnak kitartani a konferenciaszervezők, az iparági visszaesés a bizonytalanság miatt szinte biztos. A legnagyobb globális rendezvényeket már visszamondták, mint például az F8-at, de számos márka is úgy dönt, inkább visszalép a szponzorációtól, vagy a rendezvény részvételtől a koronavírus miatt. Törölni kellett olyan nagy konferenciát is, mint a HIMSS 2020, mely 100 000 résztvevőt vonz a világ minden tájáról. A konferencia honlapján most az online részvétel promócióját találhatjuk. Azok, akik regisztrálnak, automatikusan részt vehetnek a 2021-es konferencián is.

Rendezvény törlés már meghirdetett rendezvény esetén

A már meghirdetett rendezvényeknél a legnagyobb kár érhet minket: a lemondással, de a rendezvény megtartásával. Ha a megrendezés mellett döntünk, érdemes tájékoztatni arról a résztvevőket, hogy mi vár rájuk az eseményen (pl. tettünk -e és milyen óvintézkedéseket tettünk az egészségmegőrzés érdekében).

A március 11-ei, teltházas Evolution konferencia főszervezője, Csermely Ákos például ezt írja saját Facebook-oldalán:


Az Evolution konferencia szervezése teljes erőbedobással zajlik (…) .Figyelem! Óvintézkedés, higiénia! Ezúton szeretném tájékoztatni Önöket, hogy kollégáimmal pár intézkedést teszünk: 
– A regisztrációnál kézfertőtlenítőket helyezünk el. 
– A rendezvényen folyamatosan tisztítani, fertőtleníteni fogjuk a kilincseket, a padlót, az előadótermeket, valamint a mikrofonokat az erre a célra megfelelő, klórmentes fertőtlenítő termékekkel, valamint tisztítani fogjuk a levegőt is.

Ügyfélszolgálat megerősítése Feltételezhetően, egyre több rendezvény lemondása fog a napokban megtörténni. Az ezzel kapcsolatos hírek nyomán mi is kaphatunk kérdéseket, érdeklődéseket a rendezvényünk megtartásával kapcsolatosan. Készítsük elő a válaszainkat a feltételezhető kérdésekkel kapcsolatosan (jegy visszatérítés lehetőségei, szállás lemondás feltételei, higiénés viszonyok). Álljunk készenlétben minden elképzelhető kommunikációs csatornán (email, sms, messenger, stb.).

Résztvevőink mellett gondoljunk szponzoraink, kiállítóink, fellépő előadóink kiemelt tájékoztatására is, különös tekintettel az egészségvédelmi intézkedésekre. Mindenképpen folyamatos tájékoztatásban kell gondolkodni.

Vegyük figyelembe, hogy bármikor elrendelhet az Operatív Törzs olyan intézkedést, amellyel megtiltja a tömegrendezvényeket, vagy korlátozza egy-egy rendezvény maximális résztvevői létszámát. Legyen vészforgatókönyvünk arra, ha a rendezvény kezdési időpontja előtt 72 órával, 24 órával, 12 órával rendel el az Operatív Törzs tiltó intézkedést!

Rendezvény törlés még nem meghirdetett rendezvények esetén

Még csak tervben lévő, vagy előkészítési fázisnban lévő, nem meghirdetett rendezvények esetén nagyobb a mozgásterünk. Érdemes szétválasztani a rendezvényeket két csoportba: protokoll rendezvényekre és értékesítési célú rendezvényekre. Most az egyszerűség kedvéért protokoll rendezvénynek nevezek minden olyan eseményt, amihez nem fűződik konkrét értékesítési célunk, üzleti haszna áttételes, nincs azonnali hatása üzletmenetünkre.

Protokoll rendezvény esetén gondoljuk végig, vajon érdemes-e a jelenlegi bizonytalan helyzetben meghirdetni egy eseményt? Nézzük meg az alternatívákat: muszáj-e mindenképpen személyesen találkozni, hogyan teremthetjük meg a személyesség érzését, online csatornán keresztül?

Értékesítési célú rendezvény esetén amennyiben marketing/értékesítési stratégiánkban kiemelt szerepe van a tervezett rendezvényből származó bevételnek, készítsünk tervet olyan opciókkal, hogy számításba vesszük az elmaradás következményeit!

  • A szolgáltatói/beszállítói szerződések megkötése előtt tájékozódjunk: milyen feltételekkel és meddig mondható vissza kötbérrel/kötbér nélkül a megrendelés?
  • Folyamatosan tájékozódjunk a hatályos és tervezett központi intézkedésekről, ajánlásokról!