Sajtóközlemény minta című blogcikkünkben a vállalati public relations tevékenység legalapvetőbb eszközét mutatjuk be részletesen. Ha Te is azok közé a kommunikációs szakemberek közé tartozol, aki rutinosan ír sajtóközleményt, tudod, néhány óra alatt tulajdonképpen bármilyen témáról lehet összehozni valamit, amit kiküldhetőnek ítélünk meg. A nehézség viszont éppen az, hogy a sajtóközlemény nemcsak formáját, hanem tartalmát tekintve is fontos műfaj, a sikeréhez a legfontosabb összetevő a hírérték.
Minden sajtómunka alapja a hírértékkel bíró, jól megírt és időzített, világos nyelvezetű és könnyen érthető sajtóközlemény. Ez ugyanis alapvető feltétele annak, hogy a sajtóközleményt leközöljék a szerkesztőségek. Vagy legalábbis esélyt kapjon ahhoz a sajtóközlemény, hogy ne rögtön a levélszemét mappába végezze. Hogy miért landolnak a kukában a sajtóközlemények? Erről olvashattok ebben a kiváló cikkben a sajtóközlemények szerkesztőségi életéről.
Mi a sajtóközlemény?
A sajtóközlemény egy rövid, feldolgozott hír, melyet a cégek, intézmények újságok szerkesztőségeinek küldenek meg. A sajtóközlemény célja, hogy felkeltse az újságíró, hírszerkesztő figyelmét és megjelenéseket eredményezzen. A jól megírt sajtóközleménynek tartalmaznia kell a legfontosabb kérdésekre adott válaszokat ki?, mit?, hol?, mikor?, hogyan?, miért lényeges ez?, hogy a szerkesztők könnyedén feldolgozhassák.
A harmadik személyben megírt, tárgyilagos sílusú sajtóközleményben fontos feltüntetni idézeteket, megadni a nyilatkozók pontos titulusát, nevét. A sajtóközlemény akkor lesz gyorsan és könnyedén feldolgozható a szerkesztő számára, ha követjük a sajtóközlemény immár évszázados formai és szerkezeti felépítését.
Mi is az a hírérték?
A hírérték a közlemény lelke, enélkül felesleges is kiküldeni, mégis, döbbenetes számú sajtóközleményt kapnak a szerkesztőségek, aminek nulla a hírértéke.
Hogy ez hogyan lehet? Egyrészt mást érzünk a cégen belül fontos hírnek és mást gondol egy szerkesztő ugyanarról. A választóvonal nem pengeéles: sokszor nem világos számomra sem, ez a sajtóközlemény miért nem kapott semmi publicitást, egy másik meg miért.
Néhány szempont a mérlegeléshez:
- Fontos döntési szempont, hogy hány ember életére van hatással az, amiről szól a közlemény. Minél több ember számára fontos egy ügy, egy esemény, annál biztosabb, hogy lehozzák.
- Nem érdemes boldog-boldogtalannak kiküldeni a közleményt! Kevéssé valószínű, hogy egy autós havi magazin és egy folymatosan frissülő online női portál ugyanazzal a sajtóközleményt leközölné. Érdemes a sajtólistát szelektálni tematika, megjelenések gyakorisága, célcsoport szerint és egy szűkebb szegmensnek kiküldeni a közleményünket.
- Sokan azt gondolják, hogy elég, ha az MTI-nek beküldik a sajtóközleményt. A Magyar Távirati Iroda állami cégként gyűjti és osztja meg a magyar nyelvű híreket, elsősorban az állami vonatkozású, intézményi, közéleti szféra számára kiváló hírelosztási lehetőség. Nem kizárt, hogy sikerül, de a gazdasági társaságok híreit tapasztalataim szerint terelik a fizetős OTS felé, hacsak nincsen valamilyen erősen közéleti vonatkozása a közleménynek.
A sajtóközlemény minta főbb formai elemei, felépítése
1. Cím (alcím) és dátum
2. Lead (bevezető)
3. Szövegtörzs
4. Kapcsolódó háttéranyagok és kontaktinformáció
A sajtóközlemény címe A címmel nagyrészt el is dől, hogy tovább olvasnak-e a szerkesztők, ezért a legfontosabb, hogy jól találjuk el a címet. Figyelemfelkeltő, frappáns, rövid címre van szükség, lehetőség szerint idegen és magyarázatra szükséges fogallmak nélkül (ide tartoznak a szakkifejezések és rövidítések is!).
A sajtóközlemény bevezetője Bár bevezetőnek nevezzük, de tulajdonképpen ez az egész közlemény összegzése, a szövegtörzsben lévő bekezdések összefoglalója. Ebből ki kell derülnie minden lényeges információnak és választ kell kapnunk a kérdésekre: ki, mikor, mit, hogyan és miért csinált. A sajtóközlemény minta bevezetője 40-50 szavas, maximum 4-5 sorból áll.
A sajtóközlemény szövegtörzse Általában 3-4 bekezdés, mely a fordított piramis elvet követi. Ez azt jelenti, hogy a leadben meglévő információkat bontjuk ki, méghozzá az első bekezdésben a legfontosabbakat, a második, a harmadik és a negyedik bekezdésben egyre kevésbé fontos infromációk részletezése történik. Ide teszünk 1-1 fontos, idézhető kijelentést, megállapítást.
A háttérinformációkhoz tartozik néhány sor a cégünkről (pl. mivel foglaljkozik a cég, mekkora az ügyfélállománya, milyen díjakat nyert, stb.), illetve azok a fogalommagyarázatok, amelyek kontextusba tudják helyezni a közleményt. Évekig dolgoztam egy olyan projekten, amihez szerintem körülbelül 200-300 ember értett Magyarországon. A rendszeres sajtóközleményekhez (ezek kb. 2000-2400 karakternyi szövegek voltak) többoldalnyi háttéranyagot csatoltunk minden egyes kiküldésnél, ahol idegen szavak, szakkifejezések, rövidítések feloldása, évszámok – többféle információ szerepelt.
A kontaktadatokhoz fontos, hogy olyan telefonszámot, emailcímet adjunk meg, ami valóban elérhető és folyamatosan be van kapcsolva pl. a telefonszám.
Többet szeretnél megtudni a sajtóközleményekről? Ime A jó sajtóközlemény 5 trükkje
