A pandémiás terv útmutató című cikkben lévő információk azoknak segítség, akik még nem készítettek pandémiás tervet. A cikk a 2008-ban készített Útmutató pandémiás terv és kríziskommunikációs terv készítéséhez intézmények, gazdasági és civil szervezetek részére című tanulmány felhasználásával készült.
A koronavírus járvány jelentős hatással lesz Európa, köztük hazánk gazdasági életére. A járvány terjedése befolyásolni fogja a vállalatok, közintézmények tevékenységét, kiemelten a turizmus, a nemzetközi gazdasági és kulturális kapcsolatok sérülhetnek. A Nemzeti Népegészségügyi Központ vezetésével a járványügy és az egészségügy teljes készültségben van, a központi intézkedéseket a minden nap ülésező Operatív Törzs koordinálja. Nemcsak nekik, de valamennyi szervezetnek fel kell készülnie a járványra.
A pandémiás terv elsődleges célja, hogy az adott szervezet a járvány idején is zavartalanul és folyamatosan tudja végezni tevékenységét. Emellett kiemelkedően fontos a kommunikáció: a munkavállalóknak meg kell ismerniük a tervet, és el kell érni, hogy a vásárlók, ügyfelek, partnerek, alvállalkozók és hatóságok is tájékozottak legyenek az esetleges változásokkal kapcsolatban. Ez a kettős tájékoztatási és informálási kötelesség roppant felelősségteljes hozzáállást követel a vállalatok vezetőitől, tulajdonosaitól.
Pandémiás terv útmutató
A pandémiás terv útmutató abban segít, hogy el tudj indulni járványveszély idején. A mielőbbi megírás célja, hogy ne a válság kitörésekor kelljen rögtönöznünk a legszükségesebb intézkedéseket és mindenki az elvégzendő feladatokra koncentrálhasson. Ez az alapfeltétele annak, hogy a szervezet a járvány időszakában is zavar nélkül működjön. Mindenképpen fontos hangsúlyozni, hogy a pandémiás terv elkészítése nemcsak időt spórol. A teendők előre rögzítése abban is segít, hogy éles helyzetben ne kezdjen el senki a saját ötletei szerint, kapkodva eljárni. Akkor is érdemes felkészülnöd, ha már itt a helyzet, sőt, számos korlátozó intézkedést kellett bevezetned.
Nevezz ki felelőst a járványügyi feladatok ellátására!
A munkahelyi koordinátor felelős lesz az aktuális információk összegyűjtéséért, az Operatív Törzs intézkedéseinek betartásáért. Ő fogja össze a pandémiás tervvel összefüggő feladatokat is (elkészítés, aktualizálás, frissítés). Praktikusan ő fog riasztani mindenkit, ha szükséges, így a riasztási rendet is ki kell dolgozni a pandémiás tervben.
Tegyél meg mindent a prevencióért!
A járványügyi intézkedések világszerte a prevenció fontosságát hangsúlyozzák. Tegyél meg mindent a prevencióért: álljanak rendelkezésre az általános személyi higiénés szabályok betartásához szükséges kellékek. A kézmosáshoz, fertőtlenítéshez szükséges eszközök, papír kéztörlő, folyóvíz, mosdó. Gondoskodj fokozott takarításról, fertőtlenítésről, különösen a közösségi területek, helyiségek vonatkozásában! A kilincsek, képernyők, beléptető terminálok, telefonkagylók, liftgombok, korlátok, távirányítók alapos tisztításáról se feledkezzünk meg! Tanítsd meg a kollégákat a helyes kézmosásra, tüsszentésre, köhögésre! És tanítsd meg arra is, mit tegyen, ha rosszul érzi magát, gyengélkedik, belázasodik! A magyarok hajlamosak akkor is inkább dolgozni menni, ha közel 40 fokos lázzal szédelegnek be a munkahelyükre, a lábon kihordás helyett bátorítsd arra a kollektívát, hogy inkább maradjon otthon a biztonság kedvéért.
Gondold át, hogyan pótlod az esetlegesen kieső munkaerőt!
A szabadságolások, betegszabadságok rendjének felülvizsgálata mellett gondoljuk át a távmunka lehetőségét! A betegszabadsággal kapcsolatosan különös figyelemmel kell lenni arra, hogy a helyettesítési rend kialakításra kerüljön. A kisgyerekesek helyettesítését is gondoljuk át, ha esetlegesen iskola-, óvoda bezárásokat rendelnek el, a kisgyereket nevelő családanyákat/családapákat nélkülöznünk kell. A távmunka erősen szektor-, és munkakör függő. Gondoskodni kell a távmunkával növekedő IT-biztonsági kockázatok csökkentéséről is.
Priorizáld a munkaköröket, szervezd meg a kollégák átcsoportosítását!
Végig kell gondolnunk, melyek azok a kulcsmunkakörök, amelyek folyamatos ellátást követelnek meg. Arra is gondoljunk, hogy a bizonytalanság nyomán meg kell erősítenünk a kommunikációt, ügyfélszolgálatot a megnövekedő kérdések miatt. Gondoskodjunk arról, hogy 1-1 (vagy több) kolléga hiányzása esetén is hozzáférjünk azokhoz az információkhoz, melyek az üzletmenet fenntartásához nélkülözhetetlenek (például számlázás).
Ellenőrizd a teljes ellátási láncot!
Fel kell készülni arra, hogy ugyan Ti képesek vagytok fenntartani az üzleti működést, de alvállalkozótok, beszállítótok már nem. Gondold át, hogyan tudnátok fenntartani a szolgáltatásaitokat/termeléseteket, ha kiesne egy beszállító, vagy fontos vásárló partner! (Az úgynevezett üzletmenet folytonosság terv ezt részletezi).
Beszéljétek át és közösen tanuljátok meg a pandémiás tervet!
A pandémiás terv nem az íróasztalnak készül, meg kell győződni arról, hogy elbírja-e a valóság próbáját. Beszéljétek végig a munkatársakkal és legyen lehetőség javaslatokra, a felmerülő kérdések megválaszolására! Ne feledkezz meg arról, hogy a belső kommunikációt meg kell erősítened! Ehhez ad segítséget a Belső kommunikáció ellenőrző lista című blogcikk.
Készülj fel különböző vészforgatókönyvekkel a kommunikációra!
A járvány a teljes külső és belső kommunikációra hatással lehet. Ideje elkészíteni a kríziskommunikációs/ válságkommunikációs tervet!
