A válságmegelőzés pontosan olyan, mint amikor bekapcsoljuk a biztonsági övet az autóban, vagy tűző napon napvédővel óvjuk bőrünket a leégéstől. A biztonsági övet vagy a napvédő krémet rutinszerűen használjuk, és pontosan tudjuk, hogy ezzel megóvjuk magunkat. A válságmegelőzés felkészíti Önt és csapatát az esetleges kommunikációs válsághelyzetekre. Ezek viszonylag gyakoriak. Az amerikai adatok szerint a cégek kétévente néznek szembe egy potenciális krízishelyzettel.
Válságmegelőzési megoldások
Bár sokszor sokkal nagyobb a tétje egy-egy vállalati válsághelyzetnek, számos cég válságterv és felkészülés nélkül vág neki a válságkezelésnek. Pedig a hatékony válságkezelés a válságmegelőzéssel kezdődik. A válságmeglőzés költségei mindig elenyésző mértékűek a válság által okozott károkhoz képest.
Sebezhetőségi audit
A sebezhetőségi audit során beazonosíthatóak a gyenge pontok, amelyek kiválthatják vagy elmérgesíthetik a válságot. A sebezhetőségi audit az ügyfél iparágától, preferenciáitól függően különböző tematikájú lehet (általános vagy témaspecifikus, pl. termékvisszahívás, létszámleépítés, szivárogtatás, adatlopás).
Válságkommunikációs terv készítés
Az írásos terv kidolgozása egy vagy több lehetséges forgatókönyvre történik meg. Egy esetlegesen bekövetkező válság során követendő irányelveket rögzíti és felgyorsítja a reagálást, hiszen olyan listákat és sablonokat tartalmaz, amelyek azonnal bevethetőek. A válságkezelő csapat összeállítása, a riasztási rend, alapvető információvédelmi szabályok kidolgozása váslághelyzettől függetlenül segíti a belső kommunikációs folyamatokat és információáramlást.
Válságszimuláció
Élethű válságszimulációs gyakorlatokat tudunk vezetni és/vagy felügyelni. A válságszimuláció biztosítja, hogy a válságkommunikációs terv figyelembe vegyen minden eshetőséget, a munkatársak képesek legyenek hatékonyan alkalmazni és megfelelően reagáljanak egy-egy váratlan helyzetben. A szimulációs tréningek az egyetlen szituációt feldolgozó gyakorlattól a többnapos tréningekig terjedhetnek.
A válságmegelőzés azonnali eredményei
A legelső eredmény a tapasztalataim szerint az, hogy a felkészülés során azonnal felszínre kerülnek a folyamatokból hiányzó láncszemek. Ezek olykor banális apróságok, de időnyomásban az időveszteség extra teherként nehezedik a válságkezelő csapatra. Ezek feloldása megkönnyíti a munkát egy-egy kiélezett szituációban.
Sok kommunikációs szakember kínlódik azzal, hogy a menedzsment egyáltalán nem reális problémaként tekint egy-egy potenciális krízishelyzet bekövetkeztére. Így a kommunikációs csapat nagyon nehéz helyzetben van, hiszen hiába látja, hogy milyen veszélyes témák, üzleti döntések vannak, valahogy a kommunikációs szempontok mindig háttérbe szorulnak. Amikor pedig mégis baj van, mindenki azt várja, hogy a kommunikációs csapat megoldja a kialakult helyzetet. A válságmegelőzési folyamat során a felsővezetés számos kérdéssel szembesül- kívülről. A tapasztalataim szerint sokszor csak ez a külső megerősítés hiányzik ahhoz, hogy megnyugtatóan képviselhetőek legyenek a kommunikációs szempontok.
Ennek az ellenkezője is gyakori: míg a felsővezetés pontosan tudja, hogy mekkora veszélyt rejt egy -egy kolléga nem megfelelő hozzáállása vagy pletykára hajlamos személyisége, egyes munkavállalók mintha nem éreznék át a mondataik súlyát. Válságmegelőzési tréning segítségével, játékos formában és szinte észrevétlenlül akár kékgalléros munkavállalók számára is könnyen érhetővé tesszük a legalapvetőbb kommunikációs szabályokat, akár ellenséges légkörben, belső feszültség esetén is.
