Archive for kommunikációs válságterv

Reputációs blog

Válságterv és kommunikációs válságterv

valsagterv-valsagkommunikacios-terv.jpgMit jelent a válságterv és a válságkommunikációs terv?

Bár néha a két kifejezést összemossák, nagyon fontos, hogy megkülönböztessük a válságterv (crisis plan) és a válságkommunikációs terv (crisis communication plan) fogalmát. Egy -egy krízishelyzet kezelése nem merül ki a krízis kommunikálásában. A krízismenedzsment akkor is lehet aktív, sőt eredményes is, ha a nyilvánosság ebből mit sem lát. Például amikor  valamilyen okból a válsághelyzetet megélő cég elzárkózik a nyilvánosságtól és pl. hírzárlatot rendel el a cégvezetés.

A válságterv és a válságkommunikációs terv közös jellemzői

A válságterv és a válságkommunikációs terv tapasztalataim szerint egyetlen pontban egészen biztosan közös. Mindkettő a válságstáb értesítési rendjével, a teamtagok közvetlen elérhetőségeivel kezdődik. A válság felismerésekor, a krízishelyzet bekövetkeztekor a legfontosabb teendő, hogy mihamarabb elinduljon az aktív (sőt lehetőség szerint proaktív) válságmenedzsment.

A válság team és a válságkommunikációs team közötti átjárást sokszor egyszerűen a szóvivő, a nagyobb teamek esetén a válságkommunikációs csapat vezetője biztosítja. Ő az, aki végigköveti a válságstáb üléseit és áttekinti, miről mit mondhat, milyen információt adhat ki egy -egy szituációban a nyilvánosságnak.

Van számos olyan kommunikációs válsághelyzet, ami megoldható, feloldható írott, előre elfogadott kommunikációs válságterv nélkül is. Tapasztalataim szerint a válság kitejedtségével arányosan egyre nehézkesebbé válik a krízis kezelése írott válságkommunikációs terv nélkül. Szintén nélkülözhetetlen lehet a válságterv a válságteamben együttműködő kollégák, szakértők számának növekedésével. Külön kiemelendő, hogy az írásbeliség fontossága cégkultúra, a cégen belüli kommunikáció függvénye is.

Reputációs blog

Hogyan készítsünk válságkommunikációs tervet?

A válságkommunikációs terv meglétét kötelezővé kellene tenni, mint például a tűzvédelmi tervet vagy házipénztár kezelési szabályzatot, hiszen nagyon hasznos segítséget ad egy valós válsághelyzet esetén. Ennek ellenére a magyar cégek töredékénél van válságkommunikációs terv. Nézzük, hogyan készítsünk válságkommunikációs tervet!

Ha voltunk már abban a helyzetben, hogy derült égből villámcsapásként kellett lekommunikálni egy kellemetlen helyzetet, amelynek során ráadásul átéltük, hogy feleslegesen sérült a vállalatunk reputációja, nem fogunk kételkedni többet a terv szükségességében.

A tervkészítés döcögős rutin egy csomó cégnél: végtelen egyeztetések és számos kidobottnak tűnő munkaóra  kerül bele a tervkészítési folyamat során egy-egy tervbe, ráadásul a napi fontosnak tűnő, azonnali feladatoktól vonja el a kollégákat. A válságkommunikációs terv egy olyan vezérfonal, mely hatékonyan segíti a válságkommunikáció folyamatát. Mivel minden kommunikációs válsághelyzet más és más, képtelenség kidolgozni minden lehetséges veszélyhelyzetre vonatkozóan. Általában érdemes egy konkrét válságszituációra kidolgozni (pl. kenyérgyárrnak a termékvisszahívás kommunikációjára).

Maga a terv elkészítésének időigénye sokszor sokkal rövidebb, mint a megalkotásáig vezető út. Ráadásul itt nem kell nagyregényekre gondolni, felesleges 100 oldalakban lehetséges reagálásokat kidolgozni egy elképzelt esetre vonatkozóan, mert szinte biztosan nem az fog történni, mint amire előzetesen készülünk. A tervnek leginkább válsághelyzettől függetlenül kell ellenőrzési lista-szerűen tartalmaznia, milyen lépéseket kell végigvinni az adott szituációban.

Nem elég nekünk tudni, hogy szükségünk van egy tervre, meg kell győzzük a főnökünket, munkatársainkat is erről. Érdemes egy-egy vezetőségi értekezleten felvetni néhány kérdést:

Mennyi időbe telne, hogy a teljes vezetőség egy szombat délutáni 15.45-ös riasztás esetén a székházba érkezzen?

Válság esetén hogyan és mennyi időn belül tudunk kapcsolatba lépni az egyes érdekcsoportokkal (pl. beszállítókkal, TOP 10% üzleti partnerrel, konkurens cégek ügyvezetőivel?

Tapasztalataink szerint már 1-2 gondolat bedobása is rávilágít arra: vajon tudnánk-e azonnal reagálni egy éles kommunikációs válsághelyzetben.

Az elhatározást követően, a tettek mezején a válságkommunikációs terv létrehozásába minden szakterület képviselőjét be kell vonni.  A kríziskommunikációs terv készítésében külsős szakértő bevonható, de a belsős munkatársak együttműködése nélkül nem fog használható  és éles helyzetben is valós segítséget nyújtó terv készülni. A külső szakértő a terv kidolgozásának időszakában tanácsadói támogatást adhat. De sose feledjük, a terv akkor lesz működőképes és működtethető, ha maguk az érintettek hozzák létre.

Ellenőrizze most cége felkészültségét!

Töltse le a Felkészült cége egy kommunikációs válsághelyzetre? című összeállításunkat!

Egy  kérdéslistát gyűjtöttünk össze, mely megtörtént krízishelyzetekre történő felkészülésnél már nagy segítséget jelentettek ügyfeleink számára.

HTML Snippets Powered By : XYZScripts.com